סריקת מסמכים: הדור הבא - לנצח את הסטטיסטיקה 

נתונים שמפרסמת הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה מידי שנה מלמדים על המציאות היומיומית הקשה שחווים עסקים רבים בישראל: שלוש מתוך ארבע עסקים שנפתחו בשנת 2008 לא שרדו. מדוע זה קורה? שניים מהאתגרים העיקריים עמם מתמודד הארגון הם התחרות העזה והיכולת לנצל את המשאבים העומדים לרשות הארגון בצורה אופטימאלית, כלומר לעשות יותר בפחות. איך מתמודדים עם האתגרים ומנצחים את הסטטיסטיקה באמצעות סריקת מסמכים?

מה לסריקת מסמכים ולקבלת החלטות?

בסביבה עסקית כה דינאמית בה הלקוחות, המתחרים והטכנולוגיה משתנים ללא הרף – שליטה במתרחש הינה חיונית לקבלת החלטות מהירה ונכונה – שתוביל להתמודדות מוצלחת עם התחרות. רשת האינטרנט הופכת את המידע שעומד לרשות הארגון לזמין יותר מאי פעם, אך גם גורמת לארגון לייצר הרבה יותר מידע. מדובר כביכול ביתרון, שכן יותר מידע משמע יותר כלים. אך אליה וקוץ בה: כאשר כל עובד שומר את המידע בתיקייה שונה ומסמך אחד שמור בגרסאות רבות שחלקן לא עדכניות – כמה זמן מבוזבז עם איתור המידע הרצוי? מחקרים מלמדים ש 10-15% מהזמן הולך לאיבוד. מערכות לניהול מסמכים עונות על הצורך בארגון המידע – בין אם מדובר במידע דיגיטלי כמו מסמכי וורד, או סריקת מסמכים, סריקת תמונות וסריקת ספרים מנייר ישירות למערכת.

מערכות ניהול מסמכים – לעשות יותר בפחות

מערכות ניהול מסמכים מאפשרות ניהול חכם של המידע בארגון תוך כדי תנועה. למה הכוונה? כל פיסת מידע חדשה נשמרת במקום המתאים לה. מחפשים מידע במערכת? היא תבצע סריקת מסמכים במאגר המידע ותספק את התוצאות הרצויות תוך שניות, לפי שם הקובץ, מילות מפתח או שדות שהגדרתם מראש. המערכת מאפשרת גם להגיע לגרסה העדכנית של כל קובץ ומציגה את כל הגרסאות הקודמות – כך שתוכלו להיות בטוחים שהשתמשתם במידע העדכני ביותר.

מערכת ניהול מסמכים יכולה לייעל תהליכים ולחסוך כסף רב לארגון, אך עבור ארגונים קטנים ובינוניים רכישתה כרוכה בהוצאה חד פעמית גדולה. מה הפתרון? כמו בתחומים רבים, גם ניהול מסמכים מוצע כיום במודל של SAAS – תוכנה כשירות. כך במקום לרכוש תוכנה יקרה שתבצע סריקת ספרים ומסמכים ותנהל את המידע הארגוני, אפשר לרכוש רישיון שימוש חודשי שיוזיל עלויות באופן משמעותי.